Manajemen Tenaga Kerja (Kompetensi/keahlian & Suksesi)

A.    Pengertian Subsistem Manajemen Tenaga Kerja

Subsistem manajemen tenaga kerja adalah merupakan subsistem yang antara lain berhubungan dengan pengembangan SDM dalam hal ketrampilan dan pengetahuan, melalui pelatihan – pelatihan atau pendidikan. Dalam pembahasan kali ini berhubungan dengan keahlian, susksesi, dan relokasi.

B.     Kompetensi / Keahlian

Kompetensi merupakan salah satu syarat untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik. Seseorang yang memiliki kompetensi yang memadai akan memiliki rasa percaya diri, dan biasanya mampu memotivasi dirinya untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas-tugas yang diembannya dengan baik.

Berikut ini pendapat dari berbagai ahli mengenai Kompetensi :

a)    Menurut Susanto (2003) definisi tentang kompetensi yang sering dipakai adalah karakteristik-karakteristk yang mendasari individu untuk mencapai kinerja superior. Kompetensi juga merupakan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang berhubungan dengan pekerjaan, serta kemampuan yang dibutuhkan untuk pekerjaanpekerjaan non-rutin.

b)   Mendiknas melalui Surat Keputusan No. 045/U/2002 menyatakan bahwa kompetensi merupakan seperangkat tindakan cerdas penuh tanggung jawab yang dimiliki seseorang sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas-tugas dibidang pekerjaan tertentu. Lebih lanjut dinyatakan bahwa elemen-elemen kompetensi meliputi:

1. Landasan kepribadian.
2. Penguasaan ilmu dan keterampilan.
3. Kemampuan berkarya.
4. Sikap dan perilaku dalam berkarya menurut tingkat keahlian berdasarkan ilmu dan keterampilan yang dikuasai.
5. Pemahaman kaidah berkehidupan bermasyarakat sesuai dengan pilihan keahlian dalam berkarya.

c)    Menurut Johnson (Usman, 1997), kompetensi merupakan kinerja (perfomance) yang rasional yang secara memuaskan memenuhi tujuan tertentu sesuai dengan kondisi yang diharapkan. Sedangkan Ife (1995) menyatakan bahwa secara umum kompetensi dimaknai sama dengan keterampilan-keterampilan (skills) yang dimiliki oleh seseorang.

d)   Mirabile (Kismiyati, 2004) mendefinisikan kompetensi sebagai pengetahuan dan keterampilan yang dituntut untuk melaksanakan dan/atau untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan, yang merupakan dasar bagi penciptaan nilai dalam suatu organisasi. Menurut definisi ini, faktor-faktor kompetensi yang sangat penting bagi perseorangan maupun organisasi untuk mencapai keberhasilan, meliputi: pengetahuan teknis, pengkoordinasian pekerjaan, penyelesaian dan pemecahan masalah, komunikasi dan layanan, dan akuntabilitas.

e)    Sedarmayanti (2003) mengemukakan beberapa pengertian kompetensi, yaitu:

1. Konsep luas, membuat kemampuan, mentrasfer keahlian dan kemampuan kepada situasi baru dalam wilayah kerja.
2. Kemampuan dan kemauan untuk melakukan pekerjaan.
3. Dimensi perilaku yang memengaruhi kinerja.
4. Karakteristik individu yang dapat dihitung dan diukur secara konsisten, dapat dibuktikan untuk membedakan secara nyata antara kinerja yang efektif dengan yang tidak efektif.
5. Kemampuan dasar dan kualitas kinerja yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan dengan baik.
6. Bakat, sifat dan keahlian individu yang dapat dibuktikan, dapat dihubungkan dengan kinerja yang efektif dan baik sekali.

Sedarmayanti (2003) kemudian membagi kompetensi menjadi tiga macam sebagai berikut:

1. Kompetensi teknis, yaitu pengetahuan dan keahlian untuk mencapai hasil yang telah disepakati, kemampuan untuk memikirkan persoalan dan mencari alternatif baru.
2. Kompetensi konseptual, yaitu kemampuan melihat gambar besar (imajinatif), untuk menguji berbagai pengandaian, dan mengubah perspektif.
3. Kompetensi untuk hidup dalam ketergantungan, yaitu kemampuan yang diperlukan guna berinteraksi efektif dengan orang lain, termasuk kemampuan mendengar, berkomunikasi, mendapat alternatif lain, menciptakan kesepakatan menang-menang, dan beroperasi secara efektif dalam sistem.

f)    Soesarsono (2002) menyatakan bahwa secara umum kompetensi di bagi menjadi tiga hal, yaitu:

1. Kompetensi personal yaitu kemampuan seseorang yang dihubungkan dengan kepribadian, sifat-sifat atau karakter yang dimilikinya.
2. Kompetensi sosial yaitu kemampuan seseorang dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membangun hubungan dan jaringan dengan orang lain.
3. Kompetensi profesional yaitu seperangkat kemampuan khusus yang dimiliki seseorang dalam melaksanakan profesinya atau melaksanakan tugas tertentu.

g)   Spencer dan Spencer (1993) menyatakan bahwa kompetensi merupakan karakteristikkarakteristik mendalam dan terukur pada diri seseorang yang menunjukan cara berperilaku atau berpikir dalam situasi dan tugas kerja tertentu yang bertahan dalam waktu lama pada diri orang tersebut. Karakteristik-karakteristik tersebut adalah:

1. Motif, yaitu segala hal yang secara konsisten diinginkan atau dipikirkan oleh seseorang yang mendorongnya untuk bertindak.
2. Sifat-sifat fisik, yaitu karakteristik fisik dan respons yang konsisten   terhadap suatu situasi tertentu dan informasi.
3. Konsep diri, yaitu sikap dan nilai serta pandangan seseorang terhadap identitas dan kepribadiannya sendiri.
4. Pengetahuan, kemampuan intelektual berupa segala informasi ang dimiliki oleh seseorang yang dapat dimanfaatkan dalam tugas/ pekerjaan tertentu.
5. Keterampilan, yaitu kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan fisik dan mental dengan baik.

Lebih lanjut Spencer dan Spencer (1993) membagi kompetensi menjadi dua, yaitu:

1. Kompetensi ambang batas (threshold competency) Kompetensi minimal yang harus dimiliki oleh seseorang agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik. Dikatakan minimal karena sekedar terpenuhinya standard kerja minimal yang dipersyaratkan, tidak lebih, sehingga dapat melakukan pekerjaanya dengan baik.
2. Kompetensi yang membedakan (differentiating competency) Kompetensi yang dapat membedakan apakah seseorang memiliki kinerja superior atau tidak. Dikatakan.

Pengkategorian kompetensi yang lebih fundamental dinyatakan oleh UNESCO (2005) bahwa terdapat empat kompetensi dasar yang perlu dimiliki oleh individu untuk menghadapi tantangan yang muncul di dalam hidupnya dan yang muncul didalam masyarakatnya. Empat kompetensi tersebut adalah:

1.         Competency Learning tobe – Personal Competency

Kompetensi personal merupakan potensi individu yang terkait dengan konsep diri, yaitu cara bagaimana individu memandang dirinya sendiri. Kompetensi personal membuat setiap individu berbeda satu dengan lainnya. Dengan kompetensi personal, seseorang mampu untuk melakukan sesuatu yang berbeda dari individu lainnya.

2.         Competency Learning to live together Social/Relational Competency

Kompetensi yang memungkinkan individu membangun kemampuannya untuk berhubungan dengan orang lain (interpersonal competency) dan masyarakat lainnya (social competency).

3.         Competency Learning to know Cognitive Competency

Kompetensi dalam menggunakan, meningkatkan dan mendayagunakan kemampuan intelektual. Terdapat tiga instrumen untuk mengembangkan kompetensi ini yaitu belajar tentang cara belajar (learning how to learn), mengajar tentang cara mengajar (teaching how to teach), dan mengetahui tentang cara mengetahui (knowing how to know).

4.         Competency Learning to do Productive Competency

Kompetetensi yang terkait dengan upaya individu membangun dirinya menjadi individu yang produktif, kreatif, dan inovatif. Kompetensi produktif terekspresi dalam bentuk kemampuan mengarahkan (directing), mengelola (managing), koordinasi/kerjasama (coordinating), pengawasan dan evaluasi terhadap produksi sendiri (self-management), produksi kelompok sendiri (co-management), atau produksi kelompok lain (group management). Kompetensi ini dapat menciptakan ruang enterpreneur bagi individu.

Dari berbagai penjelasan di atas dapat ditarik sebuah benang merah bahwa kompetensi merupakan kombinasi dari pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang diperlukan oleh individu untuk mampu melaksanakan tugas tertentu dengan baik, yang terekspresi dalam bentuk tindakan. Dengan demikian seseorang yang berkompeten adalah seseorang yang penuh percaya diri karena menguasai pengetahuan dalam bidangnya, memiliki keterampilan serta sikap positip dalam mengerjakan hal-hal yang terkait dengan bidang itu sesuai dengan tata nilai atau ketentuan yang dipersyaratkan. Dengan kata lain, kompetensi merupakan faktor mendasar yang perlu dimiliki seseorang, sehingga memimiliki kemampuan lebih dan membuatnya berbeda dengan seseorang yang mempunyai kemampuan rata-rata atau biasa saja.

C.    Suksesi

Pengertian suksesi dalam subsistem manajemen tenaga kerja adalah sebagai berikut :

1. Penggantian (terutama di lingkungan pimpinan tertinggi negara) karena pewarisan.
2. Proses pergantian kepemimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

D.    Faktor agar suksesi dapat berjalan dengan efektif

1.      Rencana Suksesi yang Efektif

Rencana suksesi merupakan suatu program yang perlu untuk dimiliki oleh setiap organisasi. Sayangnya, rencana suksesi ini seringkali mengalami beberapa masalah, yang tentunya mempengaruhi jalannya kepemimpinan di organisasi. Oleh karena itu, rencana suksesi harus dilakukan secara lebih efektif. Mengapa organisasi membutuhkan suatu rencana suksesi?

Ini jelas menjadi kebutuhan organisasi, karena tidak selamanya manajemen senior dapat menduduki jabatannya. Ada saatnya ia harus menyerahkan tampuk kepemimpinan kepada penggantinya. Regenerasi kepemimpinan perlu dijalankan, terutama supaya menjaga visi dan misi yang ingin dicapai turut diemban oleh pemimpinselanjutnya.

Contoh : Bayangkan seandainya CEO tiba-tiba meninggalkan perusahaannya tanpa ada rencana suksesi, apa yang terjadi? Tentunya kekacauan organisasi karena kehilangan arah, dan belum ada orang yang siap untuk menggantikan posisi pemimpin. Misalnya seperti yang terjadi pada Apple, dimana Steve Jobs sempat sakit dan meninggalkan posisi CEO sementara untuk menjalani perawatan. Tanpa ada rencana suksesi, tentunya Apple akan kehilangan arah. Buktinya, kinerja Apple masih tetap cemerlang meskipun tanpa Steve Jobs.

Rencana suksesi juga penting demi meningkatkan kinerja organisasi di tengah persaingan yang makin ketat. Rencana suksesi tidak hanya bermanfaat untuk posisi puncak perusahaan, melainkan juga membekali calon-calon pemimpin lainnya di segenap bagian perusahaan dengan skill dan kompetensi yang dibutuhkan.

2.      Rencana Suksesi Yang Menyeluruh

Menurut Bersin & Associate, salah satu caranya adalah dengan memperluas rencana suksesi ke seluruh posisi kunci di tiap level organisasi. Kembangkan suatu sistem career profiling, dimana tersimpan database mengenai skill dan kompetensi tiap individu organisasi. Sehingga, ketika Anda membutuhkan pengganti untuk suatu posisi, Anda bisa mengecek database dan menemukan kandidat yang sesuai dengan skill dan kompetensi yang dibutuhkan dengan cepat.

3.      Komitmen dan Engagement

Selanjutnya, yang terpenting dimiliki oleh kandidat pemimpin adalah tingkat komitmen dan engagement terhadap organisasi. Skill dan kompetensi memang penting, namun yang terpenting mereka punya komitmen dan engagement yang tinggi dengan organisasi, sehingga akan berusaha untuk memberikan kontribusi terbaik. Mereka dengan komitmen tinggi tentunya akan bersedia untuk berkorban, dan menempatkan kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadinya, suatu tuntutan yang sering dimiliki oleh tiap pemimpin.

4.      Possess High Technical and Managerial Skill

Berdasarkan temuan Bersin & Associates, rencana suksesi lebih ditekankan pada kemampuan manajerial. Padahal, tidak hanya skill manajerial yang penting, melainkan juga skill teknis. Hal ini disebabkan karena dalam usaha mencapai keunggulan kompetitif, skill teknis yang tinggi juga punya peranan yang sama penting dengan skill manajerial.

5.      Strategy Alignment

Strategy alignment dalam perencanaan suksesi penting, karena dengan demikian maka menjamin keselarasan visi dan misi yang dipegang saat ini dengan kandidat pemimpin. Lalu bagaimana menjalankan strategy alignment ini? Yakni melalui program-program seperti coaching, mentoring dan pelatihan-pelatihan lainnya, yang memastikan bahwa calon kandidat mempunyai skill dan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Dalam program-program ini, CEO juga harus berpartisipasi aktif, karena ia yang akan memberikan pembekalan kepada calon penggantinya. CEO juga berusaha untuk menanamkan visi dan misi yang dimiliki organisasi kepada calon penggantinya, untuk dilanjutkan nantinya. Demikian adalah beberapa poin penting supaya rencana suksesi dapat berjalan secara efektif. Dengan menjalankannya, maka akan diperoleh kandidat yang siap memimpin dan membawa organisasi ke arah kesuksesan.

Sumber : http://imam-buchori.com/2013/04/subsistem-manajemen-tenaga-kerja/

Fungsi MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)

MSDM terdiri dari 2 fungsi, yaitu:

A. Fungsi manajemen terdiri dari:

1. Fungsi Perencanaan

Perencanaan adalah meencanakan tenaga kerja secara efektif dan efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Bagi manajer personalia, perencanaan berarti penentuan sasaran yang telah disusun untuk perusahaan yang bersangkutan

2. Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasikan semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagan organisasi. Pengorganisasian merupakan tugas manajer untuk menyusun pembagian kerja dan menentukan tanggung jawab, serta menjaga hubungan antar kelompok sehingga dapat melaksanakan berbagai aktivitas untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

3. Fungsi Pengarahan/Pengkoordinasian

Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan. Pengarahan berfungsi mengkoordinasi berbagai kegiatan organisasi agar berjalan efektif dan tertuju pada realisasi tujuan yang telah ditetapkan,serta mampu menggerakan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan, memotivasi dan membina moral karyawan.

4. Fungsi Pengendalian/Pengawasan

Pengendalian adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan, agar menaati peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Fungsi pengendalian dilakukan sebagai pengamatan atas tindakan dan perbandingannya, dengan rencana perbaikan terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi.

B. Fungsi Operasional terdiri dari:

1. Fungsi Pengadaan

Pengadaan tenaga kerja adalah kegiatan untuk memperoleh kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang diperlukan. Hal ini meliputi penarikan tenaga kerja, seleksi serta penempatannya

2. Pengembangan

Pengembangan adalah proses yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, serta kemampuan karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu

3. Fungsi Pemberi Kompensasi

Kompensasi yaitu pemberian imbalan atau penghargaan kepada karyawan atas dasar prestasi yang mereka capai di perusahaan tersebut

4. Fungsi Integrasi

Pengintegrrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerja sama yang selaras dan saling menguntungkan

5. Fungsi Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan. Agar mereka tetap mau bekerja dalam perusahaan selamanya

*Fungsi Operasional

- Fungsi Pengadaan

Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengum[ulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan, terdiri dari:

1. Deskripsi Jabatan

Suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu.

- Identifikasi jabatan

- Ringkasan jabatan

- Tugas yang dilaksanakan

- Hubungan dengan jabatan-jabatan lain

- Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang digunakan

2. Spesifikasi Jabatan

Pada umumnya isi suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:

- Identifikasi Jabatan

   ^ Nama :

   ^ Kode :

   ^ Bagian:

-Persyaratan kerja:

   ^ Pendidikan (SD, SMP, SMA, PT)

   ^ Tingkat kecerdasan minimal yang diperlukan

   ^ Pengalaman yang diperlukan

   ^ Pengetahuan & ketrampilan

   ^ Persyaratan fisik

   ^ Status perkawinan

   ^ Jenis kelamin

   ^ Usia

   ^ Kewarganegaraan

- Fungsi Pengembangan

Metode Pelatihan Operasional

1. "On-the-job-training"

Memberikan tugas kepada atasan langsung yang baru dilatih untuk melatih mereka

 2. "Vestibule School"

Merupakan bentuk latihan dimana pelatihnya bukan atasan langsung tetapi pelatih khusus

3. "Apprenticeship" (Magang)

Biasanya digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan keterampilan yang relatif lebih tinggi

4. Kursus Khusus

Bentuk pengembangan yang lebih mirip pendidikan dari pada latihan. Kursus biasanya diadakan untuk memenuhi minat dari para karyawan dalam bidang pengetahuan tertentu (diluar bidang pekerjaannya) seperti kursus bahasa asing, komputer, dll.

Penelitian & Perencanaan SDM

-> Penelitian SDM

Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus , contoh:

1. Penelitian suksesi

Dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.

Contoh: Seorang kepala Departement akan pensiun, dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan kejahatan itu

2. Analisa & Evaluasi Jabatan

Mempelajari setiap jawaban dalam suatu area untuk menentukan lingkup & mengidentifikasi pengetahuan oleh keahlian yang diperlukan

Contoh: Pendidikan minimum yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas sekretaris hanya membutuhkan pendidikan akademi. Tidak diperlukan S1 untuk mengerjakan tugas sekretaris

3. Penelitian Keluhan

Membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan oleh pegawai untuk berbagai alasan.

Contoh: Rekap keluhan agar bisa disimpan dan memberikan solusi yang dibuat faq.

Penelitian SDM didefinisikan sebagai semua kegiatan yang melibatkan proses perancangan, pengumpulan, penganalisisan, dan pelaporan informasi, dengan tujuan memperbaiki pembuatan keputusan yang berkaitan dengan pengindentifikasian pemecahan masalah & penentuan peluang dalam SDM.

 Beberapa point utama yang termuat dalam penelitian SDM:

- Terdiri dari atas beberapa tahap

- Hasil akhir berupa informasi

- Ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM

Penelitian SDM diharapkan memberikan informasi berkualitas sebagai alat bantu pengambilan keputusan. Informasi dikatakan berkualitas jika:

* Relevan : Informasi yang disediakan berhubungan dengan masalah SDM

* Akurat : Tingkat/derajat ketepatan informasi

* Reliable : Informasi dapat dipercaya

* Valid : Informasi memiliki kekonsistenan

* Altual : Informasi tidak ketinggalan zaman

-> Perencanaan SDM (PSDM)

- Andew E.Sikula

Proses menentukan kebutuhan tenaga kerja & berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi.

PSDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedia kebutuhan akan SDM sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.

1. Kepentingan PSDM

^ Kepentingan Individu

^ Kepentingan Organisasi

^ Kepentingan Nasional

2. Komponen-komponen PSDM

-Tujuan:

Menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mis manajemen & tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

-Perencanaan organisasi aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi

Syarat-syarat perencanaan SDM:

a. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya

b. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM

c. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM

d. Harus mampu membaca situasi

e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM

f. Mengetahui secara luas peraturan & kebijaksanaan pembaruan pemerintah

3. Proses perencanaan SDM

Prosedur perencanaan SDM

- Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan

- Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM

- Menetapkan beberapa alternative

- Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana

-  Menginformasikan rencana kepada para keryawan untuk direalisasikan

4. Pengevaluasian rencana SDM

Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan sebagai berikut:

- Manajemen uncak memiliki pendangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM

- Biaya SDM menjadi lebih kecil karna manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya

- Tersedia lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat, karna kebutuhan dapat diantisipasi & diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan

-Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.

Kendala-kendala perencanaan SDM

1. Standar kemampuan SDM

2. Manusia (SDM) makhluk hidup

3. Situasi SDM

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah